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メンタリングにおける期待値調整 コミュニケーション実践の勘所

メンタリングにおける期待値調整の重要性

社内メンターシッププログラムの運営において、メンターとメンティー双方の期待値が事前に適切にすり合わせられているか否かは、プログラム全体の成否に大きく関わる要素です。期待値のずれは、相互不信、モチベーション低下、効果の逓減、さらにはプログラムからの離脱といった問題を引き起こす可能性があります。人材開発担当者として、この「期待値調整」を単なるオリエンテーションの一部として捉えるのではなく、メンタリングにおける最も重要なコミュニケーションプロセスの一つとして位置づけることが不可欠です。

期待値調整は、メンタリング関係の初期段階だけでなく、関係が継続する中で生じる変化に対応するためにも継続的に行う必要があります。これにより、メンター、メンティー、そしてプログラム運営者の三者全てにとって、透明性が高く、生産的な関係性を維持することが可能となります。

メンター・メンティー間の期待値ギャップが生まれる要因

メンターとメンティーの間で期待値にずれが生じる背景には、いくつかの典型的な要因が存在します。

• 目的の認識違い: メンターはキャリア形成支援を重視する一方、メンティーは目の前の業務課題解決を期待している、などメンタリングの具体的な目的やスコープに対する認識が異なっている場合。
• 頻度・期間の想定違い: 面談の頻度、1回の時間、プログラム全体の期間について、具体的な合意形成がなされていない場合。
• 役割の誤解: メンターが指導者としてのアドバイスを強く意識する一方、メンティーは話を聞いてほしい（傾聴を求めている）だけである、あるいはメンティーがメンターに過度なサポート（業務代行など）を期待している場合など、それぞれの役割に対する理解が不十分な場合。
• コミュニケーションスタイル: 連絡頻度、連絡手段（チャット、メール、対面など）、フィードバックの方法など、コミュニケーションに関する好みが異なる場合。
• 守秘義務と共有範囲: メンタリング内で話された内容をどこまでオープンにして良いか、誰に報告・相談して良いかといったルールが不明確な場合。

これらの要因に対し、事前のすり合わせと継続的な対話を通じて丁寧に対応することが求められます。

効果的な期待値調整のためのコミュニケーションプロセス

期待値調整は、以下の段階を経て行うことが望ましいです。

1. マッチング前の情報提供と準備

プログラム開始前、あるいはメンター・メンティーのマッチングが決定した直後に、プログラム全体の目的、メンタリングの役割、期待される効果、基本的な進め方に関する統一された情報を提供します。これにより、両者が共通の前提知識を持つことができます。

2. 初回面談での詳細なすり合わせ

メンタリング関係が開始された最初の面談は、期待値調整を行う上で最も重要な機会です。ここで以下の点を具体的に話し合い、合意形成を図ります。

• メンタリングの目的・ゴール: このメンタリングを通じて何を目指すのか、具体的なテーマや達成したい状態は何かを明確にする。
  • 会話例:
    • メンティー: 「このメンタリングで、将来のキャリアパスについて相談したいと考えています。」
    • メンター: 「承知しました。具体的には、どのような点について話し合いたいですか？ 例えば、〇〇さんの強みをどう活かすか、といったテーマでしょうか？」
    • メンティー: 「はい、自身の強みや関心のある領域を整理し、それに合った長期的なキャリアプランを描けるようになりたいです。」
    • メンター: 「分かりました。では、このメンタリングでは、〇〇さんがご自身のキャリアについて深く考え、具体的なアクションプランを立てるサポートをすることに注力しましょう。」
• 面談の頻度と時間: どれくらいの頻度で（例: 月に1回、隔週）、1回あたり何分程度行うか。
• コミュニケーション手段: 対面、オンライン会議、チャット、メールなど、主なコミュニケーション方法。
• 守秘義務と共有範囲: メンタリングの内容をどこまで守秘するか、あるいは運営側や上司に共有して良いか、事前に定めたルールを確認する。
• それぞれの役割と期待: メンターはどのようなサポートを提供できるか、メンティーはどのような姿勢で臨むか。
  • 会話例:
    • メンター: 「私の役割は、〇〇さんがご自身の考えを整理し、前向きに進むための伴走者であると考えています。具体的な業務の指示や代行はできませんが、経験に基づく視点や問いかけを通じてサポートします。」
    • メンティー: 「ありがとうございます。私も、受け身ではなく、自分で考え、メンターの方に相談・壁打ちをお願いする姿勢で臨みたいと思います。」

3. 継続的な対話と確認

メンタリングが進行する中で、状況やメンティーのニーズは変化する可能性があります。そのため、期待値調整は一度で終わりではなく、定期的に（例: 数ヶ月に一度、または節目となる目標達成時などに）見直しや確認を行うことが重要です。

• 「ここまでのメンタリングは、想定通りの進み方でしたか？」
• 「今後、メンタリングで特に注力したいテーマはありますか？」
• 「面談の頻度や時間など、変更したい点はありますか？」

といった問いかけを通じて、現状の期待値と実態とのずれがないかを確認し、必要に応じて軌道修正を図ります。

期待値ギャップが生じた場合の対応

予期せぬ期待値のずれが生じ、メンタリング関係が停滞したり、問題が発生したりする可能性もあります。その際は、以下のステップで対応することを推奨します。

1. 問題の特定: 具体的にどのような点でお互いの期待が異なっているのか、冷静に状況を整理し、明確にする。
2. 原因の対話: なぜその期待が生まれたのか、それぞれの背景にある考えや意図について、非難することなくオープンに話し合う。
3. 解決策の検討: ギャップを埋めるために、どのような方法が考えられるか、共に建設的に話し合う。面談頻度を変える、目標設定を見直す、役割を再確認するなど。
4. 運営側への相談: 当事者だけでの解決が難しい場合や、プログラム全体のルールに関わる場合は、速やかに運営担当者に相談することを促す。運営側は、両者の話を聞き、客観的な視点からアドバイスや仲介を行います。

プログラム運営者としてできること

人材開発担当者として、メンター・メンティー間の期待値調整を円滑に行うために、以下の点をプログラム設計や運営に取り入れることが有効です。

• 詳細なガイドラインの提供: メンタリングの目的、役割、基本的な進め方、守秘義務、期待値調整の重要性などを明記したハンドブックや資料を提供します。
• メンター研修でのスキル習得: 初回面談でのアジェンダ設定、オープンな問いかけ、傾聴、合意形成といった、期待値調整に不可欠なコミュニケーションスキルを研修プログラムに含めます。
• 初期面談を支援するツール: 初回面談時に話し合うべき項目をリスト化したチェックリストや、面談議事録のテンプレートなどを提供し、具体的な話し合いを促します。
• 定期的なフォローアップ: メンター・メンティー双方に定期的にアンケートを実施したり、面談の機会を設けたりして、期待値のずれがないか、問題が発生していないかを確認できる仕組みを設けます。
• 相談窓口の設置: 期待値のずれやその他の問題が発生した場合に、メンター・メンティーが安心して相談できる窓口や担当者を明確にします。

結論

メンタリングにおける期待値調整は、単なる形式的なプロセスではなく、メンタリング関係の基盤を築き、維持するための核となるコミュニケーション技術です。メンター、メンティー双方が自身の期待をオープンに伝え、相手の期待を理解し、共通認識を形成する対話を重ねることが、メンタリングの効果を最大化し、長期的な成功に繋がります。

人材開発担当者の皆様には、この期待値調整のプロセスをプログラム全体の中で戦略的に位置づけ、必要な研修、ツール、サポートを提供することで、より多くのメンタリング関係が健全かつ生産的に進むよう支援していただきたいと思います。継続的な対話と丁寧なすり合わせこそが、メンタリングの隠れた成功要因であり、その勘所であると言えるでしょう。