メンタリングの継続性を高める多忙なメンター・メンティー向けコミュニケーション術
メンタリング継続における「多忙」という壁
現代のビジネス環境において、多くの従業員は多忙な日々を送っています。これはメンターシッププログラムに参加するメンター、メンティー双方にも当てはまる共通の課題です。限られた時間の中で、どのようにして質の高いコミュニケーションを維持し、メンタリング関係を継続させていくかは、プログラム運営における重要な論点の一つです。多忙さがコミュニケーションの頻度低下や質の低下を招き、結果としてメンタリングの効果が薄れ、最悪の場合、関係が自然消滅してしまうリスクも存在します。
多忙な状況下でのメンタリング継続を可能にする視点
多忙であること自体を根本的に解消することは困難ですが、時間の制約の中でメンタリングを継続させるためのアプローチは存在します。重要なのは、「頻度」や「時間」といった量的な側面だけでなく、「質」や「効率」を追求すること、そして「継続を支える仕組み」を構築することです。
1. 期待値の適切な調整と無理のない目標設定
メンタリング開始時に、双方の「使える時間」や「頻度」に関する期待値を明確にすり合わせることが不可欠です。週に一度、1時間のセッションが難しい場合でも、月に一度の長めのセッションや、短い時間での定例的なコミュニケーションを組み合わせるなど、現実的な頻度と時間を設定します。また、メンタリングで何を達成したいかという目標も、短期間で達成可能な小さなステップに分割することで、多忙な中でも進捗を感じやすくし、モチベーション維持に繋がります。
2. 時間効率を高めるコミュニケーションの工夫
セッション時間を最大限に活用するためには、事前の準備と当日の進行が鍵となります。
- アジェンダの事前共有: セッション前に話し合いたいテーマや質問をリストアップし、事前に共有します。これにより、双方とも準備ができ、セッション開始と同時に本題に入ることが可能になります。
- 短いセッションの活用: 必ずしも1時間といったまとまった時間が必要なわけではありません。15分〜30分の短い時間でも、特定のテーマについて深く話し合ったり、進捗を確認したりすることは可能です。短い時間でも定期的に接点を持つことが継続性を高めます。
- 議事録の共有: セッションの要点や合意事項、次回のネクストアクションなどを簡潔にまとめ、共有します。これにより、認識のずれを防ぎ、次回のセッションにスムーズに繋げることができます。
3. 非同期コミュニケーションの効果的な活用
リアルタイムでの対話が難しい場合、メールやビジネスチャットツールなどの非同期コミュニケーションが有効です。
- 日常的な情報共有: 日々の業務で気づいたこと、学んだこと、小さな悩みなどを気軽に共有することを奨励します。これにより、セッション間でもメンティーの状況をメンターが把握しやすくなります。
- 質問や相談の事前投げかけ: セッションで話したい内容を事前にテキストで共有しておくことで、メンターは回答を準備する時間が持てます。
- ツールの使い分け: 緊急性の高い連絡はチャット、まとまった情報共有はメール、深い議論はセッションといったように、ツールの特性に応じた使い分けルールを設定すると、より効率的になります。
ただし、非同期コミュニケーションだけでは、相手の表情や声色から感情を読み取ることが難しいため、誤解が生じるリスクもあります。重要な内容や感情的な側面を含む会話は、可能な限り対面やオンライン会議で行うことが望ましいです。
4. テクノロジーの活用と運営側のサポート
メンタリングの継続をテクノロジーと運営側のサポートで後押しします。
- 日程調整ツールの利用: 双方の空き時間を容易に把握し、効率的にセッション日程を調整できるツールの導入は、多忙な関係者にとって非常に有用です。
- オンライン会議ツールの活用: 移動時間や場所の制約なくセッションを実施できるオンライン会議ツールは、柔軟な時間設定を可能にします。
- 共有ドキュメントの活用: メンティーの目標、進捗、セッションごとの振り返りなどを共有ドキュメントに残すことで、状況把握が容易になり、セッションの質向上に繋がります。
- 運営側からのリマインダー・進捗確認: プログラム運営事務局が定期的にメンター・メンティー双方にリマインダーを送ったり、簡単な進捗状況を確認したりすることで、セッション実施を促し、継続への意識を高めます。
- 多忙に関する相談窓口: メンター・メンティーが「忙しくてセッションが実施できない」といった悩みを抱えた際に、運営側に相談できる窓口を設けることも、問題の早期発見と解決に繋がります。
結論
多忙な状況は、メンタリング継続における現実的な課題です。しかし、この課題に対して、期待値の適切な調整、時間効率を高める工夫、非同期コミュニケーションの活用、そしてテクノロジーと運営側の積極的なサポートを組み合わせることで、メンタリングの関係性を維持し、その効果を持続させることが可能です。これらの具体的なコミュニケーション術と仕組みづくりは、人材開発担当者がメンターシッププログラムの成功確率を高める上で、ぜひ考慮すべき重要な要素であるといえます。プログラム参加者が多忙であることを前提とした設計思想を持つことが、継続的な成長支援を実現するための鍵となります。